راهنمای جامع برنامه‌ریزی طراحی سایت (قسمت اول)

من به عنوان یک طراح کارآزموده، مدیر توسعه و مدیر پروژه در سایت های بیشمار، یک مشکل رایج در بسیاری از پروژه‌های وب را شناسایی کرده‌ام: عدم برنامه ریزی. همانطور که مسائل مشابهی در کار من بارها مطرح شده است، من این راهنما را به منظور کمک به مشتریان، طراحان دیگر، کسب و کارها و سازمانها، جهت برنامه ریزی و انجام سایت‌های موفق تدارک دیده‌ام.

این مطلب برگردان (ترجمه) مطلبی از Ben Seigel

این راهنما مختص چه کسانی است؟

این راهنما با زبانی نسبتا غیرتخصصی، مروری گسترده بر فرایند توسعه و ساخت سایت، از ارزیابی نیازهای ابتدایی تا راه اندازی سایت، نگهداری و پی گیری آن خواهد داشت. این راهنما مناسب است برای:

1. کسب و کارهای کوچک و متوسط

2. سازمان‌ها

3. طراحان، سازندگان و شرکت‌های طراحی/توسعه سایت

نکته مهم: در سرتاسر این راهنما، "کسب و کار"  و "سازمان" باهم و به جای هم دیگر استفاده می شوند. اینکه چگونه از مراحل این راهنما بهره می گیرید، به نقش شما و توانایی هایتان بستگی دارد. اگر در قالب یک تیم در طراحی سایت فعالیت کنید، فرایند موثرتری را رقم خواهید زد. اگر کمتر در فرایند ساخت شرکت دارید (کارفرما هستید)، این مقاله به شما کمک خواهد کرد تا بهترین اقدامات را انجام داده و توقعات معقولی داشته باشید و باعث می‌شود سوالات آگاهانه‌تری از اعضای تیم سایت بپرسید و به خاطر اینکه درست و صادقانه کار کنند آنها را به چالش بکشید. همچنین بخاطر اینکه این راهنما برای همه نوع مخاطبی نوشته شده است، از زبان " کسب و کار " و "طراح" بهره می گیرد و بعضی از بخش‌ها به نقش‌های ویژه پروژه اختصاص یافته‌اند. "طراح" عمدتاً به فرد یا تیم سازنده سایت اطلاق می شود.

این راهنما مختص چه کسانی نیست؟

درحالی که شما میتوانید از ایده‌های بکار رفته در این راهنما استفاده نمایید، اگر در حال ساخت یک سایت ۴ صفحه ای برای یک پیج خانوادگی یا یک سایت ۵۰۰۰ صفحه‌ای برای یک کمپانی بزرگ هستید، این راهنما به ترتیب میتواند خیلی پرجزییات یا خیلی کوتاه باشد. و از آنجاییکه نوشته‌های آن نسبتاً غیر تخصصی هستند، ااین مقاله به شما اطلاعاتی درباره نوشتن HTML، استفاده از فوتوشاپ یا کار روی سیستم مدیریت محتوا (CMS) نخواهد داد. لطفا با کارشناسان متخصص برای این کار مشورت کنید.

هدف سایتتان را مشخص نمایید

هدف اکثر سایت های کسب و کار، فروش می‌باشد. درحالیکه سایت‌های موفق بازدیدکنندگان را تشویق نموده، آگاه ساخته و آموزش می‌دهند و هدف نهایی آنها تبدیل بازدیدکنندگان به مخاطب و سپس تبدیل مخاطب به مشتری می‌باشد. در برخی موارد، بازدیدکنندگان میتواند محصولات قابل لمس یا دیجیتالی را مستقیماً از سایت خریداری نمایند، درحالیکه در سایر موارد میتوانند در این کسب و کار همکاری نمایند، و در واقع محصولات یا خدماتی را از این کسب و کار خریداری نمایند.

اگر فروش، هدف نهایی سایت شما باشد، همیشه باید این را در ذهن خود تجسم نمایید. اغلب اوقات این نکته کلیدی برای ویژگی‌های طراحی، مضمون محتوا و توصیف محصولات و خدمات با متن‌های طولانی فراموش می‌شود. دلیلی که اولین محلی که سایتتان را می‌سازید، فراموش نکنید.

اگر فروش، هدف سایت شما نیست، تعیین کنید هدفتان چه می باشد. در اکثر موارد، شما اقدامی را انجام می‌دهید که دوست دارید بازدیدکنندگان از سایت از آن استفاده کنند: دادن هدیه، درخواست اطلاعات بیشتر یا داوطلب.

به علاوه، سرمایه‌گذاری در سایت به معنی سرمایه‌گذاری در چیزی است که باعث رشد کسب و کارتان می‌شود. برای تغییر و بروز رسانی سایتتان برنامه‌ریزی کنید.

چرا برنامه‌ریزی؟

برنامه‌ریزی برای اکثر کسب و کارها و سازمان‌ها امری ضروری است. متاسفانه، در اغلب سایت‌ها برنامه‌ریزی مناسب وجود ندارد یا درکل با موفقیت همراه نیست. بعضاً این به علت همیشه مشغول بودن یا ماهیت پویا روزانه کسب و کار نیست- بسیاری تقاضای موثر و قابل استفاده وجود دارد که زمان کافی برای پروژه صرف نشده است. بعضا سازمان‌ها زمان، انرژی و تخصصی که در ساخت حتی کوچکترین سایت‌ها صرف می‌شود را دست کم می‌گیرند. اما اغلب بخاطر اینست که مردم درک نمی کنند که برنامه‌ریزی برای سایت، با برنامه‌ریزی هرچیزی دیگر مربوط به کسب و کارشان دارای اهمیت یکسانی می‌باشد.

مسئولیت سایت شما بازاریابی است، نه IT (فناوری اطلاعات)

ساخت یک سایت، یک کار کاملاً تخصصی به شمار نمی‌رود. در برخی از کمپانی‌ها، بخصوص کمپانی‌هایی که ارزش و اهمیت بازاریابی آنلاین را ناچیز می‌پندارند، سایت در حوزه دپارتمان IT در نظر گرفته می‌شود ( یا خارج از منابع IT). این اشتباه است. سایت‌ها تابعی از بازاریابی هستند، نه IT. طراحی، ساختار و محتوای سایت شما باید توسط اشخاص در تماس (ارتباط) نه متخصصین ایجاد شود. بله، شما نیازی به IT برای اجرای موفقیت آمیز برنامه اشخاص در تماس و وجود سایتی موثر و کارامد ندارید. اما اشخاص در تماس (برقراری کننده ارتباط) باید سکان کشتی را به دست بگیرند. نقش IT در مراحل برنامه ریزی و فراتر از آن، کمک به پژوهش و حمایت از تکنولوژی ای است که اهداف بازاریابی آنلاین کمپانی را تحقق می بخشد.

در بسیاری از موارد، کمپانی ها راه و رسم خودشان را برای فرد مسئول IT در سایت های خود به جای بازاریابی در پیش می گیرند. در هر سازمانی، هر دپارتمان دارای حوزه کارشناسی خاص خودش می باشد و تخصیص مسئولیت برای برقراری ارتباط با عموم افراد اهمیتی حیاتی دارد، کسانی که این کار را به بهترین نحو انجام می دهند. اگر شما منابع بازاریابی را برای خود فراهم نکنید یا  در دسترستان قرار نداشته باشند، زمان کمی را برای ترغیب نمودن اشخاص برقراری کننده تماس واجد شرایط سایت برای کمک به ساخت سایتتان اختصاص خواهید داد. افرادی درست و ذیصلاح برای هر کاری پیدا کنید و آنها را بخدمت بگیرید.

مثال کف پوش چوبی

به یک مثال راجع به ساخت کف چوبی توجه کنید. اگر بخواهید کف چوبی را به خانه خود اضافه کنید، احتمالا نیازی به تعداد زیادی نجار نخواهید داشت و این سوال ساده را از خود می پرسید "هزینه ساخت کف چوبی چقدر است". پاسخ هوشمندانه این است "بستگی دارد به". به منظور برآورد کردن آن،  نجار نیاز به اطلاعاتی دقیق راجع به پروژه دارد. اطلاعات دقیق‌تری که شما برای او فراهم می‌کنید، زمان کمتری می برد و برآورد آن دقیق تر خواهد بود. البته، همیشه پتانسیلی برای تغییر یک چیز در طول ساخت وجود دارد، اما در کل، ارزیابی دوباره برای درست کار کردن و برای هر پروژه دیگر صدق می کند. یک نجار خوب با پرسیدن یک سری سوالاتی واضح شروع به کار می کند:

• چه نوع چوبی باشد؟ سدار؟ چوب تیمار شده؟ یا اینکه می خواهید ترکیبی باشد؟
• کف چوبی دقیقا کجا ساخته شود و آیا مانعی برای کارکردن در اطراف آن وجود دارد؟
• اندازه و بلندی آن چقدر باشد و چه سطحی کار شود؟
• چه می خواهید، نیمکت، نرده یا پلنتر داخلی ؟
• آیا مانعی برای استفاده از تجهیزات خاص در حیات شما وجود دارد؟
• آیا می خواهید قوانین انجمن خانه داران (HOA) در ساخت آن رعایت شود؟

بنابراین یک سری چیزهای دیگر را نجار باید در نظر بگیرد: زمان بندی، گرفتن مجوزها، سرکشی، نگهداری و غیره. اینها مواردی هستند که مشخص می سازند چرا یک نجار باهوش  به سوال ساده شما اینگونه پاسخ می دهد : "بستگی دارد به". بدون اطلاعات بیشتر، راه دیگری برای دانستن آن وجود ندارد. بدیهی است صحبت با یک یا چند پیمانکار برای رسیدن به پاسخ های سوالات مختلف ضروری است. زمانی که شما یک نجار را انتخاب می کنید، باید برنامه ای دقیق راجع به قراردادی که به امضاء هردوی شما رسیده است وجود داشته باشد. در زمان ساخت، نجار باید با شما آن را بصورت متناوب و دوره ای چک کند و بخاطر وجود موانع احتمالی در پروژه  به بحث و تبادل نظر بپردازید.

مطمئنا همه این را می فهمند، اما تصور کنید که پروژه ساخت کف چوبی بدون یک برنامه مشخص و روشن چگونه به نظر خواهد رسید:

"سلام، نجار جنیفر، من خوان مالک ساختمان هستم. نیاز به کف چوبی با چوب سدار 20X30 در حیات پشتی دارم. می خواهم دوهفته ای آماده شود."

"باشه، من مواد لازم را برداشته و فردا کارم را شروع می کنم. اگر شما سوالی دارید، میتوانید در حین کارکردن در حیات پشتی آن هم را از من بپرسید".

نجار جنیفر، شروع به کار کرد، سوارخ هایی را در هر گوشه از کف چوبی با مته درست کرد. او تصور می کرد که مالک از Hall مجوز ساخت گرفته باشد، از آنجاییکه بیشتر کارهایی که برای او انجام داده بود به این نحو بودند.

هیچ مجوز ساختی وجود ندارد

زمانی که  خانم نجار شروع به قالب گذاری کف کرد، متوجه شد که آقای مالک یک قرقره شلنگ بزرگ روبروی خانه خود دارد که آن را به شیر آب بسته است. بر مبنای جایی که تزیینات قرار می گیرد، قرقره شلنگ باید جاسازی شود. اما مطمئن نیست که می خواهد آن را جای دیگری بگذارد یا شلنگ قرقره را جایی قرار دهد که بتواند مجددا آن به کف چوبی وصل کند. او کار ساخت را متوقف کرد و برنامه ریزی کرد که آقای مالک زمانی که به خانه بر می گردد نظرش چیست. منتظر او ماند...

او سه روز سفر کاری رفته است.

زمانی که به خانه برگشت، خانم نجار با او تماس گرفت، او احساس نارضایتی کرد از اینکه شیر آب جابه جاشده است، و به همین خاطر هزینه های برنامه ریزی نشده ای را باید بپردازد. اما این تقصیر خانم نجار نبود، او لوله کش نبود. او کف چوبی را جایی جاسازی کرده بود که مالک خواسته بود.

زمانی که کف چوبی در چهارچوب قرار گرفت، شروع به ساخت ریل در یک طرف آن نمود. در ابتدا هیچ بحثی بابت این کار پیش نیامد، اما دید که مالک یک بچه کوچک دارد و تصور نمود که این کار از نظر ایمنی بهتر است. مالک یک روز به خانه آمد و از دیدن پیشرفت ساخت کف چوبی لذت برد، اما متوجه شد که ریل کار شده است.

1. این چیه؟
2. من یه ریل به یه طرف اون اضافه کردم، بخاطر اینکه شما بچه دارید. این کار از نظر ایمنی بهتره.
3. من بچه کوچیک ندارم.
4. اما من دیدم که اونا در حیات جلویی دارند بازی می کنند.
5. اوه، اینها بچه‌های همسایه‌اند. بچه‌های من دبیرستانی هستند.
6. خب، ریل چیز خوبیه.
7. درسته، اما میتوانید آن را کوتاهتر کنید، و یه نیمکت کنار اون بذارید؟
8. من چوب کافی برای نیمکمت نخریدم، ریل از قبل سوارخ شده و جاسازی شده. من باید اونو به کل بردارم و مجدداً سوار کنم. هم چنین، قبلاً راجع به نیمکت حرفی نزدیم.
9. - خب، من دوست دارم اینجا یه نیمکت داشته باشم.
10. این کار زمان زیادی می‌خواهد. با این ضرب‌العجل دو هفته‌ای که به من دادید نمیتوانم این کار را انجام بدم. در ثانی، چوب اضافی می خواهد که برای شما هزینه بیشتری در پی خواهد داشت.

کاری که با یک پروژه ساده شروع شد به علت برنامه ریزی ناموفق و ارتباطی نادرست به دردسر انجامید. هم چنین نجار جنیفر بخاطر مصالح پیش بینی نشده، فاکتور جدیدی داد: برای مواد اضافی، زمان اضافی جهت ساخت و برای همه کارهای پیش بینی نشده ای که در انجام این پروژه پیچیده لحاظ نشده بودند.

از دیدگاه متخصص سایت، ساخت سایت 50 صفحه ای برای 6 برنامه نویس خیلی پیچیده تر از ساخت یک کف چوبی مستطیلی است. هم چنین، کف چوبی، یک سازه با اسکلت طبیعی می باشد. شما می‌توانید از پنجره  آن را ببینید و پیشرفت کار را مشاهده کنید. در مقابل، سایت تعدادی مراحل تخصصی و اجرایی دارد که در عین اهمیت ذاتی آن، در کسب و کار ناملموس به نظر می‌رسد.

اخطار... و روش "آبشاری" توسعه و ساخت

زمانی که در شرکت بیمه کار می‌کردم، تحلیل گران کسب و کار، دپارتمان بخش IT (فناوری اطلاعات) فصل های پروژه را می نوشتند- اسنادی خسته کننده و طولانی که تلاش می‌کردند به هر جنبه ممکن از سایت اشاره کنند. واقعا از این اسناد و مدارک متنفّر بودم. من بیشتر با تکیه بر ابتکار و تبحر شخصی کار می‌کردم. یک علت آن این بود که برخلاف متریال چاپی، سایت ها انعطاف پذیرند. زمانی که سند چاپ شده باشد، محتوای آن بدون چاپ دوباره آن قابل تغییر نیست- باید سند جدید دیگری چاپ شود. سایت ها با هم متفاوت هستند. محتوای سایت با گذشت زمان تغییر می کند. این ایده که هر نوشته یک دقیقه ای در سایت را میتواند روی کاغذ از قبل برنامه ریزی کرد، مزخرف و چرند است.

دپارتمان های IT که پروژه‌های بزرگی را دردست دارند اغلب از چیزی به نام روش "آبشاری" برای توسعه و ساخت سایت بهره می گیرند. این ایده اینست که مراحل فازهای توسعه از بالا به پایین در جهت تکمیل پروژه می باشد و هر مرحله قبلی بر مرحله بعدی اثر می گذارد. در تئوری، در کل ایده بدی نیست. اما در عمل، میتواند اثرات جانبی  مشخصات-فراتر از نیاز درپی داشته باشد و جزییاتی از هر قسمت ۱ دقیقه ای پروژه از بالا به پایین را نشان بدهد. دقیقا هرچیزی که تعیین می‌شود، با توجه به اندازه و نوع آن سیر نزولی داشته و بر اساس  طول خط سر صفحه می باشد و دقیقا نشان میدهد که یک گالری عکس ساده کار می کند. این دیدگاه من از روش آبشاری است: اگر درحال ساخت یک اپلیکیشن یا برنامه بانکداری هستید که پول را به حساب مشتریان واریز و بردارد، بهتر است مطمئن شوید که رمزتان درست باشد. زمانی که با پول، حساب بدهی و اعتباری مردم سر و کار دارید- کوچکترین خطایی نباید داشته باشید. برای پروژه هایی به این مهمی، تعیین هرچیزی که جزییات دقیق قبل از نوشتن یک خط رمز مشخص را می طلبد اهمیت بسزایی دارد.

هرچند همانطور که قبلا گفتم، سایت ها انعطاف پذیرند. بنابراین چگونه نیاز به مشخصات دقیق و روشن را با انعطاف پذیری ذاتی برنامه تطبیق می دهیم؟ میتوانیم تفاوت آنها را مشخص کنیم. با دنبال کردن فرایند اشاره شده در زیر، میتوانیم یک سری محتوا و مشخصات طراحی بسازیم که پتانسیل خرابی پروژه را به حداقل خود رسانیده و در عین حال چهارچوبی را بوجود بیاورند که اجازه دهد سایت بروز رشد کند. در حقیقت، می توانیم برای توسعه سایت خود برنامه ریزی کنیم، برای مثال، بخش جدیدی را با استفاده از ۱۰ آیتم جدید یا دویست مورد تازه بسازیم. زمانی که از سیستم مدیریت محتوا به درستی استفاده کنید، سایت این امکان را فراهم می نماید تا ویراستاران سایت به شکلی انعطاف پذیر تصاویر کلیدی از آن را برداشت کنند، عناوین، سرتیترها، محتوای رکوردر و غیره را تغییر دهند- اما همه آنها در قالب چهارچوب تعیین شده در مرحله برنامه ریزی قرار دارند.

سریع الانتقال بودن

هم چنین میتوانید رویکردی بنام توسعه سریع الانتقال و زیرکانه را در پیش بگیرید. درحالیکه در ابتدا با توسعه نرم افزار سر و کار داریم، مفاهیم سریع الانتقال را نیز میتوان برای ساخت سایت به کار گرفت. طبق یک برنامه ریزی دقیق میتواند کاملا موفقیت آمیز باشد، اما نیاز به وجود مهارت، رویکرد و خلق و خوی شربه کت کنندگان در پروژه نیست. به The Agile Manifesto رجوع کنید و بررسی کنید آیا این رویکرد برای پروژه شما کاربرد دارد یا نه.

هم چنین در نظر داشته باشید که توسعه سریع الانتقال میتواند خیلی کوتاه تر (با هزینه خیلی کمتر) از روش های قدیمی زمان ببرد و اگر این موضوع را فراموش کنید، احتمالا بهترین روش برای پیشرفت را انتخاب نکرده اید. اما برای پروژه های پیچیده تر، این میتواند روشی کاملا موثر در ساخت سایت محسوب شود. اگر تصمیم بگیرید که این روش را بکار ببندید، مطمئن شوید که با تیم خلاق خود راجع به سطح راحتی آنها و سریع الانتقالی بودن آنها صحبت کرده باشید. برخی از متخصصین سایت نسبت به دیگران بخاطر استفاده از این روش بیشتر درخانه هستند تا بیرون.

ارزش پرداخت هزینه برای برنامه ریزی، ارزیابی نیازها

برخی از کسب و کارهایی که در پی برآورد کردن سایت خود هستند دارای ایده کلی راجع به این هستند که چکاری می خواهند انجام دهند و اینکه می خواهند یک نقشه سایت ساده یا لیستی از صفحات این چنینی بسازند. سایرین، بخصوص سازمان ها، RFP (درخواست طرح پیشنهادی) request of propsal ارائه می دهند. در اکثر موارد، هیچ یک از آیتم ها برای ارائه طرح پیشنهادی درست، بخودی خود کافی نیستند. حتی در RFP چند-صفحه ای، اغلب جزییات سودمندی وجود ندارد تا طرح پیشنهادی و تخمین را مشخص کند. اگر مخاطب فقط یک شکل تخمین تقریبی بخواهد، معمولا میتوانیم این کار را انجام بدهیم. اما برای رسیدن به یک هزینه درست، اطلاعات خیلی بیشتری نیاز است.

وارد شدن به ارزیابی و سنجش نیازها

ارزیابی نیاز، فرایند محاسبه کردن جایی است که کسب و کار انجام می شود، هم چنین قصد و نیت کار و اینکه چگونه باید کار انجام گیرد. این کار زیبا و گسترده‌ای است بنابراین اجازه دهید در قسمت بعد درباره آن بیشتر توضیح دهیم.

با ما همراه باشید و ادامه مطلب را در صفحه بعد دنبال کنید.

راهنمای جامع برنامه‌ریزی طراحی سایت (قسمت اول)

راهنمای جامع برنامه‌ریزی طراحی سایت (قسمت دوم)

شرکت سپیدان با سالها تجربه طراحی سایت حرفه ای آماده همکاری با بیزینس ها می باشد.